Este de domeniul evidenței că va trebui să conviețuim cu pandemia încă mult timp de aici înainte până când o vom elimina total ca amenințare. Va mai dura, oricât de mulți oameni am testa și oricât de bine am izola bolnavii infectați, coronavirusul este știm foarte contagios și spre toamnă-iarnă ne putem trezi cu un val doi de infectări, caz în care este clar că virusul va deveni sezonier, precum gripa. Și tot precum gripa, va trebui să așteptăm vaccinul ca să putem fi siguri că am eradicat complet orice risc de îmbolnăvire. Scenariul optimist vorbim de luni de zile, scenariul realist de cel putin un an până când va apărea un vaccin aprobat și care va fi trecut toate testele clinice. Apoi vor urma iarăși luni bune până când acesta să fie produs în milioane sau miliarde de doze și alte luni bune până când acesta va putea fi administrat milioanelor sau miliardelor de oameni care-l vor dori. Sigur, se va începe cu grupele de vârstă și condiție medicală cele mai vulnerabile, dar realist vorbind va lua timp.

Acum suntem încă în plină restricționare conform cu ordonanțele de urgență emise de Guvern dar știm cu toții că această perioadă nu mai poate dura mult. Pur și simplu pe termen prea lung înseamnă distrugerea ireversibilă a economiei. La nivel mondial deja se estimează un cost de 9000 – 10.000 de miliarde de dolari!!! Foarte multe state se gândesc deja și au lansat public diverse termene de relaxare a măsurilor de restricționare și dezbat acțiunile ce trebuie luate pentru restartarea economiei. La noi, termenul estimativ de ridicare a restricțiilor precizat de autorități este în jur de 15 Mai, dar desigur termenul real va depinde de decizia Guvernului și de evoluția epidemiologică a pandemiei. Că va fi mai devreme sau mai târziu, acum este însă cel mai bun moment în care ne putem pregăti pentru repornirea activității. Înțeleptul își face vara sanie și iarna căruță, companiile ar trebui deja să înceapă să se gândească serios la acest aspect pentru maximă eficiență și mai ales, pentru siguranță și sănătatea propriilor angajați.

Echipă dedicată de gestionare a reînceperii activității

În primul rând trebuie constituit un taks-force, o echipă dedicată de manageri și factori de decizie care să proiecteze o viziune unitară, robustă, care să țină cont de specificul companiei și de particularitățile fiecărei funcțiuni. Din această echipă trebuie obligatoriu să facă parte top managementul și desigur managerii operaționali pe fiecare funcțiune majoră și evident, reprezentanții SSM. Este recomandat ca din această echipă să facă parte și reprezentanții salariaților, dacă nu ca membri permanenți, cel puțin acolo unde măsurile gândite au legătură directă cu angajații și nu sunt de exemplu anumite decizii care țin de informații financiare sensibile sau alte date confidențiale la care are acces doar boardul companiei. Punctual, din echipă poate face parte și un medic din partea rețelei medicale cu care colaborează compania. Acest task-force trebuie să aibă libertatea și autoritatea de a lua deciziile cuvenite și de a hotărâ asupra resurselor și costurilor financiare ale adaptării spațiului de muncă pentru siguranța angajaților. Evident deci că din task-force trebuie să facă parte și directorul financiar.

Reamenajarea spațiului

Prioritatea numărul 1 și cea mai mare provocare va fi desigur protejarea sănătății angajaților. Grupul de lucru trebuie să ia fiecare departament la picior și în funcție de configurația particulară a spațiului de lucru (că e hală de producție, depozit sau spațiu de birouri) să decidă măsuri personalizate de distanțare fizică. Poate trebuie mutate unele echipamente și birouri, iar acolo unde nu este loc fizic, poate trebuie instalate ecrane despărțitoare transparente și culoare speciale de circulație în zonele aglomerate.

O atenție specială trebuie acordată băilor și spațiilor mici, de exemplu o idee este să fie instalate baterii de apă touchless, astfel încât oamenii să atingă cât mai puține obiecte. La fel și ușile pot primi senzori astfel încât să se deschidă la apropierea cardului magnetic de identificare fără să fie nevoie de clanță. Aceste măsuri spuneam sunt aici ca să rămână, nu vor fi pentru 1-2 luni ci poate pentru 2 ani și mai mult.

Pe termen lung, birourile trebuie reconfigurate pentru formatul plug & work și paper free, o măsură care dincolo de beneficiile pentru sănătate înseamnă oricum un pas înainte pentru orice firmă si respect față de mediu. Mai precis, cât mai puține hârtii și mobilier inutil, angajatul vine, se așează la biroul său, se conectează wireless la rețea și asta este tot. Fără documente risipite pe masă, fără arhive și dosare pe care să se așeze praful. Este desigur vorba de un proces de digitalizare care însă este oricum în ton cu viitorul către care ne îndreptăm.

Achiziție echipamente și materiale de protecție

Compania trebuie să se doteze cu dezinfectanți, mănuși și măști care trebuie să fie plasate în locurile cele mai accesibile și la îndemâna oricui și trebuie montate distribuitoare de perete. O măsură ieftină dar obligatorie vor fi covoarele de dezinfectare care trebuie amplasate peste tot, evident la intrarea în companie, în lifturi și oriunde este o cale de acces cu exteriorul.

Pentru cei care își permit și au resurse, se poate trece la următorul nivel, care înseamnă lămpi cu lumina UV, tunele de dezinfectare la intrarea în companie, combinezoane și viziere, scanere care indică gradul de curățenie al unei suprafețe, teste făcute gratuit angajaților în mod periodic. Foarte utile pentru firmele cu sute de angajați vor fi mini-cabinetele medicale, unde să vină zilnic 2-3 ore un medic care să consulte și să ofere sfaturi ori să contribuie la testarea, triajul și identificarea rapidă a celor care par suspecți de COVID-19. Tot aici, la capitolul echipamente care pot fi achiziționate vor fi cititoarele de temperatura la distanță, care se vor dovedi utile mai ales în sezonul rece când ne vom suprapune cu simptome de gripă normală.

Trebuie achiziționate de asemenea tot felul de elemente de signalistică, postere, afișe, etichete de avertizare cu reguli sau sugestii și atenționări și care trebuie plasate peste tot în firma în locurile de impact.

Toate acestea vor însemna costuri potențial importante dar absolut necesare pentru cei care chiar își prețuiesc angajații. Fiind și consumabile, unele din aceste dotări vor necesita achiziție constantă, lună de lună, în cantități care pot ajunge la sute și mii de bucăți lunar (mănuși, dezinfectanți, șervețele umede, etc). Dar este și în interesul firmei și în logica de business pentru că aceste măsuri au și beneficii economice: se evită astfel ca firmele să devină focare de COVID-19 în detrimentul propriilor interese! Sunt de ajuns 1-2 angajați purtători care, în lipsa unor măsuri corecte, pot infecta cu ușurință alți 30 de colegi și brusc firma se va vedea în situația că nu mai are cu cine să își facă treaba. În niciun caz nu trebuie deci făcut rabat de la aceste dotări și măsuri de siguranță, care adevărat, vor veni la început ca o povară financiară suplimentară peste niște companii cu bugete deja slăbite și afectate de criză.

Curățenie, curățenie și iar curățenie

Curățenia trebuie și ea intensificată și trebuie create proceduri stricte de procesare a gunoiului și diverselor resturi care prezintă risc de contaminare. Unele spații vor trebui dezinfectate integral zilnic și de mai multe ori pe zi, altele la 3 zile, altele săptămânal, după cum va indică auditul intern de risc, în funcție de cât de circulate și expuse sunt zonele respective. Mai ales în spațiile comune trebuie menținută o politică de curățenie și igienizare draconică: bucătării, băi, zona dispersoarelor de apă și cafea, băi, săli de ședințe, recepție și holuri. Sălile de ședințe și/sau training de exemplu trebuie bine aerisite, dezinfectate constant și trebuie luate măsuri de spațiere: un scaun ocupat, unul gol.

Curățenia a fost importantă dintotdeauna dar acum companiile trebuie să dezvolte o adevărată manie pentru curățenie și igienă, care pe de o parte arată și un anumit tip de rigoare și disciplină militărească ce oferă certitudini într-o lume incertă dar arată și preocupare pentru sănătatea oamenilor, aspect care va fi reconfortant din punct de vedere psihologic pentru angajați. Vor știi că pot veni în siguranță la locul de muncă și își pot câștiga traiul fără să se întoarcă acasă bolnavi la familie și copii pe care trebuie să îi întrețină. Acest aspect nu trebuie neglijat pentru că, fie și în plan simbolic, dacă oamenii vor vedea că mediul devine unsafe și sănătatea le este pusă în pericol, sau și mai rău, dacă un număr sau altul dintre colegi se îmbolnăvesc, motivația și productivitatea lor se vor prăbuși spre zero. Sigur, vor veni poate la muncă de necesitate dar cu teamă și asta va dauna serios engagementului pentru că le va arată fie că firma nu este capabilă să le ofere condiții sigure fie că nu firmei nu îi pasă de ei.

Zonele comune și lifturile

Trebuie stabilite reguli clare de utilizare a spațiilor comune precum cele de ședințe, bucătărie sau cafeterie și băi. Acestea trebuie dezinfectate și de 3-5 ori pe zi. Niciodată în spațiile respective nu trebuie să se afle mai mult de câți oameni se pot afla în siguranță (în funcție de mărimea camerei). Eventual firma va trebui să identifice noi spații suplimentare pe care să le convertească în zone de luat masa, să nu se afle în situația în care 50 de oameni se înghesuie simultan într-un spațiu de 50 mp. Trebuie desemnați reprezentanți din fiecare departament și locație care să fie responsabili cu impunerea și respectarea acestor reguli, un fel de poliție sanitară internă, care să își ia rolul în serios și care să fie respectați și ascultați de colegi. Ei trebuie să fie mereu vigilenți și să dea dovadă de tact și diplomație în impunerea regulilor stabilite.

Lifturile vor reprezenta o mare provocare mai ales în clădirile corporate înalte unde știm că oricum se aștepta și 5-10 minute dimineața și la prânz pentru a prinde un loc. Lifturile chiar vor fi o provocare și vor enerva mulți angajați dar este clar că dacă se vor înghesui ca sardelele 15-20 de persoane într-un lift de 2×2 metri, orice alte măsuri de siguranță devin irelevante, bătălia este pierdută acolo pe loc. Vor fi necesare măsuri dure deci de control a accesului în lift și multă disciplină și educație. Un paznic va trebui probabil la început să impună aceste reguli astfel încât în lift să nu între mai mult de 3-5 persoane, sigur, de la caz la caz în funcție de dimensiunea liftului. Obligatoriu toți cei admiși în lift vor purta măști.

Instructaje periodice și regulamente interne

Periodic, angajații vor trebui să treacă printr-un instructaj cu măsurile de siguranță pe care trebuie să le respecte. Oamenii au tendița firească de a obosi și de a se relaxa dacă o măsură restrictivă ține prea mult, este nevoie, sigur cât timp pericolul este încă real, de sesiuni de re-motivare și de conștientizare a faptului că măsurile de siguranță sunt încă în derulare și pentru siguranța lor.

Iarăși, trebuie gândite și proiectate kituri de tip How To, sau Ce faci dacă…, sumare concentrate de o singură pagină, astfel încât oamenii să știe ce facă și cum să procedeze în anumite situații. De exemplu, cum să recunoască simptomele COVID-19, cui se adresează dacă cuiva îi este rău sau prezintă simptome, ce trebuie să facă dacă anumite reguli sunt încălcate, etc.

Trebuie realizat un portal intern sau un spațiu colaborativ de tip Google Docs sau Microsoft Teams.. etc. unde să fie ușor accesibile toate documentele, templates și formularele ce trebuie completate pentru orice situație. Totul trebuie să fie electronic.

Vizitatorii

Un set aparte de reguli sunt cele ce trebuie gândite și implementate pentru vizitatori. Unii pot veni din zone cu risc crescut (alte țări sau zone aflate în carantină) și deci trebuie controlat și limitat accesul acestora în firmă și contactul cu angajații. O idee este să fie desemnate camere speciale de întâlnire, altele decât dele interne de ședințe ale firmei, vizitatorii să completeze mini-declarații pe propria răspundere privind istoricul lor recent de călătorii/expunere în funcție de care să fie abordați într-un fel sau altul.

Transportul angajaților

Companiile care asigură transportul angajaților spre și de la locație și care parcurg zilnic trasee în comunele și zonele înconjurătoare, trebuie să se asigure iarăși că în mijloacele de transport furnizate sunt respectate toate condițiile de igienă și distanțare fizică, sunt plasate dispersoare cu dezinfectanți iar oamenii sunt așezați pe principiu un-scaun-ocupat-unul-gol. Asta poate însemna mai multe curse sau mai multe mașini de la caz la caz, dar reversul este ceva de la care nu se poate face rabat fără a risca să ne întoarcem de unde am plecat și să ne trezim cu un focar de COVID-19 greu de stins în firmă.

Menținerea moralului angajaților

Pentru menținerea moralului angajaților pot fi organizate diverse tipuri de gamifications, de exemplu cel mai curat departament al firmei, cel mai funny outfit de protecție, poza lunii, etc., după imaginația fiecărei firme. Distanțarea socială este nouă normalitate și va rămâne cu noi mult timp devenind noul life-style, caz în care, acolo unde se poate, să o facem să fie și amuzantă.

Flexibilizarea muncii și munca la distanță

HR-ul trebuie să ajungă după un timp relativ scurt să poată prezența managementului o situație clară cu numărul de oameni de care este realmente nevoie în firmă, pe ce posturi și când. Pentru toți ceilalți, trebuie gândite programe de lucru la distanță, poate nu 100% remote precum în timpul stării de urgență dar măcar rărite venirile zilnice spre binele comun (oamenii vor mai și dori să treacă pe la firmă, nu vorbim că ajută din punct de vedere psihologic să iasă din izolare, dar dacă nu este nevoie zilnic, de ce să o facă?). În felul acesta se rezolvă și problema creată de măsurile de distanțare socială care reclamă mai mult spațiu de lucru dar care fizic poate nu este disponibil și se ține cont și de nevoia oamenilor de a rămâne în siguranță la domiciliu și de a reduce deplasările cu mijloacele de transport în comun, mai ales pentru cei care s-au obișnuit cu munca de acasă.

Acestea sunt doar câteva dintre cele mai importante top zece măsuri care trebuie și pot fi luate de companii. De la caz la caz și în funcție de specific, fiecare firmă trebuie să gândească măsurile proprii și să le adapteze pe acestea la contextul său. Îndemn de final: safety & healthy 1st!

HR-ul, rol central în implementarea programului de restart

HR-ul trebuie să pregătească toate hârtiile și documentele de care este nevoie, pentru flexibilizarea muncii, pentru tele-muncă, regulile de respectat în cazul deplasărilor în țară sau străinătate, etc. În general, HR-ul va avea un rol extrem de important în setarea și implementarea măsurilor menționate pentru că aceste măsuri au drept adresant angajații. Nu mai vorbim de faptul că HR-ul este mereu în contact cu oamenii și este deci punte de legătură între aceștia și management, atât în sensul transmiterii unor măsuri top-down cât și în sensul ascultării problemelor și îngrijorărilor angajaților și transmiterii bottom-up către management. La fel, pe partea de birocrație internă, trebuie să migrăm către un departament HR debirocratizat, lean, paperless, agil. Deja sunt soluții software disponibile pe piață de mulți ani, pontajul ar trebui să fie 100% electronic, nimic fizic de semnat.

La fel de implicat va fi HR-ul și în organizarea programelor interne de training pentru menținerea bio-siguranței angajaților, astfel încât să nu fie nici prea multe și să devină irelevante și obositoare, nici prea puține/rare încât să nu mai conteze.

La Academia de HR ajutăm companiile să treacă cu bine peste coronacriză!

Curs Online Live Leadership Eficient în Situații de Criză