Recrutarea a devenit o activitate de permanență. Cum să fii recruitment-ready în orice moment

Se vorbește foarte mult despre recrutare și despre lipsa candidaților (calificați) în piață. Și pe bună dreptate, de ceva ani este tot mai dificil pentru companii să găsească oamenii potriviți. Recrutarea a devenit activitate strategică pentru tot mai multe companii care au înțeles că nu mai este nici ieftin nici rapid să recrutezi.

Soluțiile sunt în esență două: (1) fie crearea sau consolidarea unui departament intern puternic de HR/Recrutare, (2) fie externalizare – externalizarea acestei griji către o companie de recrutare bine aleasă și capabilă care să devină partener pe termen lung, ajungând să cunoască organizația și nevoile ei. Fiecare dintre aceste soluții are avantajele și dezavantajele sale, însă ceea ce contează este că rezolvă problema.

Recrutarea este un proces de permanență, chiar dacă nu se întâmplă permanent

În ambele cazuri însă, recrutarea nu mai trebuie privită ca un proces punctual, pe care îl atunci când ai nevoie. Trebuie privită ca un proces peren, continuu, ciclic, permanent, chiar și atunci când nu angajezi propriu-zis oameni.

Recrutarea trebuie decuplată de momentul efectiv al angajării, s-a transformat dintr-un proces punctual cu ciclu scurt, într-un proces de durată, cu ciclu lung de maturizare.

Înainte, compania posta un anunț sau apela la o agenție, într-o lună maxim avea omul angajat. Astăzi, chiar și pentru posturi ”comune”, cu potențial mare de candidați (contabil, specialist comunicare, reprezentant vânzări, asistent recepție – de exemplu), recrutările necesită 2 luni. Posturile de nișă și respectiv, tot ce ține de IT, digitalizare, eCommerce, telecomunicații și management au ajuns să aibă un TTF (time-to-fill) de minim 3 luni și peste (nu vorbim aici de excepții, când cineva poate avea noroc și finalizează recrutarea rapid, este vorba de un trend de ordin statistic, resimțit la nivel general).

Pregătirea este esențială

Durata tot mai mare de timp necesară pentru a găsi oamenii potriviți înseamnă că dacă am nevoie de un angajat in Noiembrie, trebuie să începem recrutarea în Septembrie, daca nu chiar mai devreme. Dar acest tip de calcul poate fi făcut cu anticipare doar pentru proiectele de recrutare de creștere, care au in spate diverse planuri, obiective sau necesități de creștere (deschiderea unui nou birou, lansarea unor noi produse, pensionarea unor angajați, etc.. orice situații despre care știm din timp, cu mult timp înainte). Dar sunt numeroase alte situații când necesitatea recrutării apare brusc/neașteptat (maternitate, demisii/plecări, etc). Și atunci, recrutarea trebuie reinterpretată ca parte a unui proces mai larg de prezență continuă în piața de candidați țintă pe diverse canale, de construire și consolidare a brandului de angajator, de actualizare permanentă a ofertei de angajare. Și asta pentru ca, la momentul la care necesitatea apare efectiv, piața să fie cumva ”încălzită”, candidatul țintă tipic să știe cât de cât ceva despre companie sau, cazul ideal, să își dorească (deja) să lucreze acolo. Se salvează timp important pentru că astăzi, candidații trebuie ”atrași”, ”convinși”, ”cuceriți”, ”motivați” să se alăture companiei. Pentru a aminti o replică dintr-un film celebru: ”Mi-ai câștigat curiozitatea, acum mi-ai câștigat și atenția”, aducerea candidaților la interviu reprezintă jumătate din provocare. Dezvoltarea și consolidarea interesului candidaților pentru compania proprie este o activitate în sine, pentru că, recrutarea propriu-zisă este precedată de capacitatea companiei de a atrage candidații potriviți din rândul cărora apoi să se facă selecția.

Ce trebuie făcut pentru a pregăti din timp o recrutare:

• Anticiparea nevoilor de recrutare, pe cât posibil, în baza experienței din trecut și a cunoașterii nevoilor din viitor
• Identificarea canalelor de recrutare ce vor utilizate (târguri de locuri de muncă, anunțuri pe diverse site-uri de recrutare, agenția de recrutare) – astfel încât aceste activități să nu fie făcute în grabă (toate necesită timp, eventuale întâlniri/discuții și negocieri, alegerea agenției este importantă la rândul ei)
• Pregătirea activităților necesare pentru canalele alese (contracte, templates anunțuri, imagini/poze, video-uri demonstrative/de prezentare) – toate acestea trebuie fie vizate de departamentul Juridic, cel de Procurement, ori de cel de HR sau cel de Marketing, etc.
• Consolidarea Brandului de Angajator pe canalele selectate (postări/repostări diverse, articole și resurse, evenimente, webinarii live/înregistrate, etc.). Cu cât compania este mai cunoscută în avans de către publicul țintă, cu atât numărul de aplicații primite odată cu postarea efectivă a unui loc de muncă vacant va fi mai mare)
• Bugetarea acțiunilor care necesită buget (iarăși, o activitate care nu trebuie lăsată pentru ultimul moment, mai ales pentru acțiuni de recrutare importante și care tind să coste mult)
• Pregătirea în avans a unei oferte generale de angajare/pachet salarial și de beneficii, care desigur, urmează să fie ajustat/adaptat la postul/posturile de recrutat
• Pregătirea în avans a managerilor care vor fi implicați în recrutare privind tehnicile de interviu și de conversație cu candidații, pentru ca managerilor operaționali respectivi să le fie simplu apoi să știe ce au de făcut în interviu. Sigur, pentru companiile care recrutează frecvent, aceasta etapă nu mai este neapărat necesară, managerii acumulând implicit experiență practică de recrutare, deși nu strică niciodată un training formal dedicat Interviului de Recrutare și Selecției Candidaților.

Idea de bază este că organizațiile trebuie să fie recruitment-ready în orice moment pentru a salva timp și mai ales candidați, având în vedere că piața este atât de dinamică încât candidații de multe ori nu ”așteaptă” mai mult de câteva zile un răspuns. Acest lucru se întâmplă pentru că, atunci când se decide să aplice, un candidat aplică simultan la mai multe companii, astfel încât la un moment dat ajunge să aibă pe masă 2-3-4 oferte dintre care să aleagă. Timpul de răspuns al companiei este deci un factor esențial în fiecare etapă a procesului de recrutare: de la primirea CV-ului, la programarea flexibilă a interviurilor, până la decizia de angajare respectiv apoi ofertare.

La Academia de HR ajutăm companiile să recruteze oamenii de care au nevoie!