Despre Client

Academia de HR recrutează pentru Clientul său, firmă de arhitectură (re)cunoscută, cu o echipă extinsă de peste 40 de arhitecți și proiecte impresionante (spații de birouri, reședințe, retail/comercial, clădiri publice, industrial, B2C, etc.). Compania oferă soluții integrate, la cheie de: proiectare, autorizare/avizare pentru toate tipurile de clădiri.

Clientul nostru stabilește astăzi noi standarde în domeniu, având capacitatea de a coordona și gestiona orice fel de proiect până în cel mai mic detaliu. Sunt oameni de la care ai ce învăța și alături de care munca este o bucurie și o realizare deoarece îmbină utilul cu frumosul și lasă o amprentă fizică ce va dura sute de ani. Arhitectura bună înflorește orașele!

Pe lângă proiectele ambițioase pe care le realizează, compania dispune de o echipă minunată, și care reprezintă unul dintre cele mai importante atuuri ale sale deoarece astăzi, oamenii fac diferența. Urmează noi și încă și mai ambițioase proiecte pentru care compania se pregătește din timp, recrutând noi colegi.

Vino alături de noi ca să crești profesional, contribuind la noua viziune asupra dezvoltării urbane, axată pe concepte noi, moderne aliniate principiilor dezvoltării durabile cu scopul de a creste standardul de viață al oamenilor, înconjurați de frumos!

Descrierea Jobului

Căutăm Project Management Asistent Administrativ pentru București.

Scopul principal al postului este să administreze baza de date cu proiectele companiei, și să țină evidența la zi a acestora (se lucrează într-un ERP customizat, dar acesta se învață repede).

Responsabilitățile principale sunt detaliate în continuare:

Administrare fișe proiect (60%):

  • Intocmire fise proiect (caracteristici, faze, fise financiare, etc.)

  • Deschide/inchide faze pentru pontajul arhitectilor si se ingrijeste ca acestia sa poata ponta

  • Raporteaza orele punctual pe proiecte la solicitarea PO/DM/MRC/COO

  • Tine evidenta orelor suplimentare si le ponteaza

  • La solicitarea PO/DM muta orele pontate in BD in fisa proiectului

  • Completarea fiselor financiare ale proiectelor cu contractele si actele aditionale aferente, atat la beneficiar cat si la subcontractori/furnizori

  • Arhivare proiecte inchise dupa ce a obtinut aprobarea PO/DM si se asigura ca este inchis financiar-contabil

Financiar (25%):

  • Pregateste milestone-uri pentru facturare:

    • Verifica existenta proceselor verbale sau a documentelor justificative de predare
    • Verifica concordanta dintre procesele verbale/documentele justificative de predare si contract
    • Se asigura ca pv-urile sunt semnate de ambele parti
    • Arhiveaza digital procesele verbale/documentele justificative de predare
    • Incarca procesele verbale/documentele justificative in ERP
    • Respecta milestone-ul de facturare si anunta responsabilul de facturare ca se poate emite factura
    • Trimite fizic procesele verbale/documentele justificative de predare responsabilului de facturare pentru a fi anexate la facturi

  • Subcontractori:

    • Receptioneaza facturile si PV-urile (procesele verbale)
    • Verifica cu PO/DM daca se accepta factura si solicita semnarea PV-ului daca se aproba
    • Incarca in ERP factura si PV-ul
    • Arhiveaza digital facturile si PV-urile
    • Trimite fizic facturile si PV-urile catre departamentul financiar-contabil;

  • Consolidare situatii financiare interne cu inregistrarile contabile

  • Recuperari creante:

    • Stabileste cu PO/DM modalitatea de abordare a clientului pentru recuperarea creantelor
    • Trimite reminder clientilor privind plata facturilor cu scadenta depasita
    • Colaboreaza cu responsabilul juridic la intocmirea notificarilor de plata

Avize (10%):

  • In colaborare cu responsabilul avize si PO/DM creaza si pregateste milestone-ul de recuperare taxe avize, inclusiv milestone-ul aferent la subcontractori

  • Inainte de depunerea dosarului pentru Autorizatia de Construire, solicita statusul si refacturarea taxelor de avize, autorizatii si alte documente achitate in numele clientului

Activități suport pentru COO (5%):

  • Pregateste informatiile pentru documentele pe care COO le elibereaza, administreaza și gestioneaza

  • Suport COO pentru colectare informații necesare raportarii de orice fel

  • Suport procesare date/informatii/documente pentru COO sau MRC

Candidatul Ideal

  • Educație și experiență

    • Studii superioare tehnice (preferabil Construcții, Instalații, Arhitectură/Proiectare, Inginerie, Tehnic)
    • Experiență min. 3-4 ani (preferabil în domenii similare)

  • Alte cerințe

    • Cunoașterea teoretică și practică a managementului de proiect (framework)
    • Bune abilitați de operare calculator: Word, Excel, Outlook
    • Abilități administrative: organizare, planificare
    • Limba Engleză: mediu-avansat

  • Personalitate

    • Atenție la detalii, organizare și planificare
    • Gândire analitică
    • Bune abilităţi de comunicare (verbal, scris) (colegi, parteneri, clienți)
    • Spirit de echipă (lucrezi bine în echipă şi comunici bine cu ceilalţi)

Ofertă

  • O să faci parte dintr-o Companie de top, lider pe domeniul său, cu prestigiu

  • Vei avea parte de training-uri personalizate, astfel încât să-ţi poţi îndeplini responsabilităţile cât mai bine

  • Te vei dezvolta şi vei creşte alături de colegi fantastici şi entuziaşti într-o companie cu o cultură organizaţională îndreptată spre dezvoltare continuă

  • Dotări de lucru proprii activității (calculator/laptop, software licențiat, etc.)

  • Locație de top, foarte accesibilă, bine conectată la mijloace de transport, inclusiv metrou

  • Program de lucru hibrid (la birou si în regim de telemuncă)

  • Suport pentru deprinderea și perfecționarea în această activitate, formare și dezvoltare personală/profesională

  • Telefon mobil, abonament de voce și date, laptop

  • Tichete de masă

  • Abonament medical, clinică privată

  • Salariu competitiv

  • Bonus în funcție de performanță

O șansă de a crește profesional lucrând pentru unul dintre liderii din piață, proiecte de portofoliu!

Vreau să aplic

     

    Distribuie acest anunt catre prieteni care ar putea fi interesati

    Abordam toate problemele importante de HR si contribuim prin cursurile, serviciile si resursele noastre la identificarea, atragerea si pastrarea talentelor in companiile din Romania