Kanban este o metodă de gestionare a fluxurilor de lucru cu o istorie impresionantă, născută acum mai bine de 70 de ani, prin anii 1950 în Japonia. Cuvântul „kanban” înseamnă „tablă vizuală” sau „semn” și desemnează (aproape) ad-literam o suprafață de lucru (denumită Kanban board), de obicei dispusă orizontal (suporți de prindere, tablă de scris, whiteboard, etc.) pe care sunt reprezentate etapele cele mai importante ale unui flux oarecare de lucru. Activitățile concrete ale fluxului sunt dispuse de-a lungul unei axe orizontale, conform cu etapa în care se află, ceea ce permite vizualizarea rapidă a stadiului unui proces de producție și respectiv gradul de încărcare pe fiecare etapă (de exemplu, dacă un produs oarecare are 5 etape de realizare, să zicem (1) curățare, (2) grunduire, (3) vopsire, (4) lăcuire, (5) împachetare, atunci Kanban board se împărți în 5 zone verticale și în fiecare zonă pot fi trecute activitățile specifice).

Cum se aplică

Provenind din producție, metoda Kanban a devenit ulterior o metodă cu largă aplicabilitate, fiind folosită de către programatori (Agile), în managementul de proiecte, ori ca Metodă de Managementul Timpului. Din perspectiva Time Managementului, metoda se aplică foarte simplu: spațiul de lucru se împarte în mai multe segmente verticale, după caz. De exemplu:

  • Idei/Ideas: sunt trecute ideile/propunerile curente privind un anumit proiect
  • De făcut/To do: sunt operaționalizate ideile acceptate și descompuse în activitățile constitutive
  • În lucru/Work în progress: sunt listate activitățile aflate în lucru la momentul prezent
  • Realizate/Done: sunt listate activitățile finalizate.

Acesta este doar un exemplu, de la caz la caz fiecare își poate segmenta fluxul ide activități în mod corespunzător și în alte moduri/după alte criterii (de exemplu în loc de stadii de proiect, pe secțiunile vertical pot fi trecuți oamenii responsabili de etapele respective (pot fi oricât de multe secțiuni verticale).

Cel mai simplu se lucrează cu stikers (post-it notes), pe care se trece o singură activitate, și care sunt mutate progresiv, de la stânga la dreapta pe măsură ce activitățile respective trec de la un stadiu la altul. Se pot utiliza și anumite coduri de culori pentru a segmenta și mai fin activitățile după natura lor (sau culori diferite pentru proiecte diferite).

Avantaje și beneficii

Prin observarea directă a dispunerii acestor stikers la un moment dat pe tablă, se pot trage rapid concluzii despre eventuale blocaje de exemplu (prea multe stikers aglomerate într-o secțiune) și despre măsurile care trebuie luate (Kanban înglobează natural idea de curgere, de fluență, de evoluție și creștere organică/incrementală).

Dincolo de impactul vizual pe care îl are, metoda are multiple avantaje:

  • Marcarea pe flux a activităților curente, ceea ce permite vizualizarea rapidă a imaginii de ansamblu și stadiului unui proiect
  • Stimulează motivația de a lucra și descurajează amânările prin fluența pe care o reclamă de a avansa de la stânga la dreapta
  • Permite calcularea velocității unui proiect sau a unei echipe (calculând viteza cu care avansează principalele sale activități) sau prin adăugarea axei timpului în paralel cu axa activităților
  • Permite realizarea unui flux bine organizat și cu un minim de pași/consum de resurse și/sau optimizarea acestora în timp real
  • Recompensează succesul prin confortul psihologic pe care îl reprezintă acumularea de activități în secțiunea Realizat/Done.

Principala calitate a metodei însă este natura sa vizuală și faptul că este atât de simplă și elegantă. Flexibilitatea prin care pot fi desenate și eventual redesenate fluxurile unui proiect este o altă calitate importantă care îi conferă versatilitate și universalitate, putând fi adaptată practic la orice proiect/flux de activități. Pentru aplicarea metodei se poate utiliza o tablă whiteboard, o foaie mai mare de hârtie sau pur și simplu un perete gol. Prin plasarea strategică a Kanban-ului în câmpul vizual direct, motivația de a lucra crește iar simpla ”estetică” a board-ului vorbește despre câtă ordine și coerență există în proiectul în lucru.

Concluzii

Astăzi desigur, putem recurge și la mijloace electronice (de exemplu se pot desena tabele Kanban în Google Docs sau în Excel), astfel încat să avem access la ele oricând și de oriunde, de pe orice dispozitiv.

Pentru toate aceste motive, Kanban a devenit una dintre cele mai populare și utilizate metode de Managementul Timpului atât pentru lucru individual cât și pentru lucru în echipă.

Curs Online Managementul Timpului: Câștigă Eficiență și Productivitate Personală