10 soluții pentru a reduce costurile de recrutare

Lumea se reașează pe noi baze, economia se reașează pe noi baze la rândul ei, tehnologia evoluează mai rapid decât poate societatea să pregătească specialiști, oamenii s-au plictisit sau au obosit de atâtea crize și mulți dintre noi nu mai știu în ce direcție să o ia, este multă incertitudine în piață și în general, privind viitorul. Vedem în consecință, pe zi ce trece că este tot mai dificil să găsim oamenii de care avem nevoie. Deficitul de talente este deja un subiect care stă pe masă directorului general pentru că afectează procesul de creștere și dezvoltare pentru mai toate companiile dar mai ales pentru cele mijlocii și mici. Și evident, că pe acest fond, recrutarea devine un proces tot mai scump și mai de durată. Dacă în trecut durata medie de timp necesar pentru a ocupa o poziție vacantă era aproximativ 3 săptămâni, astăzi vorbim cu lejeritate pentru multe domenii de 2-3 luni. În IT, telecomunicații, eCommerce și chiar HR și pentru foarte multe activități tehnice și profesionale (electricieni, sudori, mecanici, etc) timpul de recrutare este în creștere și oamenii buni sunt greu de găsit, greu de atras.

Costurile vin din mai multe zone, directe și indirecte:

• Costurile de recrutare directe (anunțuri de recrutare, abonamente pe site-uri de profil, participare la evenimente – târguri de job-uri sau de carieră, licențe soft-uri specifice, etc)
• Costurile cu timpul personalul implicat în recrutare (că este de la HR sau din departamentele productive, manageri, șefi de echipă, directori.. cei care participă la interviurile cu candidații, îi evaluează și iau deciziile de angajare) – oameni care ar putea face altceva în acel timp
• Costurile de integrare ale noilor veniți, care au nevoie de o perioadă de acomodare înainte să devină maxim productivi (onboarding, diverse cursuri inițiale, dotări specifice)
• Costurile cu timpul pierdut/neproductiv cât poziția de recrutat a fost neocupată (sau costurile cu muncă suplimentară a celor care au trebuit cumva să suplinească activitatea postului respectiv).

Acestea sunt doar câteva și succint enumerate costuri pe care recrutarea le presupune. Dacă recrutarea este externalizată, la aceste costuri se adaugă și cel cu agenția de recrutare. Dacă înmulțim aceste costuri nu cu 1 ci cu 10, 20, 50 sau 100 recrutări care trebuie făcute într-un an de unele companii (că sunt nevoi de creștere sau înlocuiri/plecări), atunci cei care sunt implicați, știu că aceste costuri ajung să fie cu adevărat semnificative. Ce poți să faci? Din fericire există câteva soluții pentru a diminua costurile cu recrutarea, prezentate în continuare.

Redu nevoie de recrutare

Două sunt motivele mari care generează nevoi de recrutare: pe de o parte creșterea și dezvoltarea companiei, pe de altă, fluctuația de personal (pensionari, ieșiri, plecări). Ambele zone pot fi optimizate: pe partea de nevoi de creștere este mai greu dar ține de organizare activității, de construcția posturilor și alocarea sarcinilor, de nivelul de pregătire și experiență al oamenilor recrutați, de nivelul de automatizare și tehnologizare al companiei. Dacă de exemplu compania deschide o nouă locație pentru că se extinde într-o nouă regiune, atunci desigur, are nevoie de un anumit număr de angajați în plus. Totuși, iată ce se poate face pe fond:

• investește în oameni și în formarea lor. Un angajat bine pregătit este un angajat mai eficient și mai productiv și mai motivat care poate face cât doi angajați slab pregătiți
• investește în digitalizare, în tehnologie și în automatizări. Acesta este viitorul, oamenii trebuie mutați de pe activități cu valoare adăugată scăzută, activități manuale și repetitive, pe activități cu valoare adăugată mare unde își pot folosi creativitatea și inteligență. Softurile ne fac muncă mai ușoară și ne permit să realizăm mai mult cu mai puțin. Nicio grijă, oamenii nu vor rămâne pe drumuri pentru că vor fi înlocuiți de mașini, progresul a generat și mai multă nevoie de oameni, nu mai puțină. Este bine pentru companie, este bine și pentru oameni pentru că, oricum, nimeni nu prea mai vrea să lucreze că ”robot” uman, realizând o activitate ”mică” și fără sens pe care o mașină o poate face mult mai bine. Pentru oameni, astfel de activități sunt demotivante și încep să le evite
• o altă soluție poate să fie pur și simplu externalizarea: pentru activități cu durată determinată sau pentru activități care nu sunt esențiale (core business), de multe ori este mai ”ieftin” să externalizezi decât să construiești și să menții o întreagă structură internă de angajați. Sigur, astfel de decizii trebuie luate în context și de la caz la caz.

Diminuează fluctuația

Cea mai mare atenție însă pe direcția reducerii nevoilor de recrutare, trebuie acordată pe partea de fluctuație de personal, unde întotdeauna se poate face ceva pentru reducerea acesteia. În loc să întrăm într-un cerc vicios de plecări-recrutări de înlocuire (proces care nu doar că este costisitor, dar afectează și moralul în companie și diminuează în timp capacitatea companiei de a atrage candidați pentru că ajunge să își epuizeze baza de candidați la volume mari de fluctuație), mai bine analizăm bine și înțelegem cauzele care determină fluctuația de personal și rezolvăm ce poate fi rezolvat, odată pentru totdeauna. Fluctuația nu poate fi niciodată redusă la zero, dar nu acesta trebuie să fie obiectivul. Obiectivul trebuie să fie diminuarea la minim a fluctuației și eliminarea plecărilor angajaților de valoare (și care în plus se pot dovedi foarte greu și scump de înlocuit). Chiar și scăderi procentuale mici ale fluctuației de personal se traduc în beneficii mari pentru organizație, printre care și scăderea proporțională a nevoii de recrutare, atmosfera pozitivă și moral crescut. O companie care de exemplu are fluctuație anuală de 30% este o companie care, din 100 de angajați, pierde până la finalul anului 30 dintre aceștia, oameni pe care deci trebuie să îi înlocuiască, cu tot ce presupune asta și toate costurile aferente pentru cele 30 de recrutări, respectiv apoi costurile de integrare/onboarding, formare/training inițial, timpul necesar până când cei nou angajați devin cu adevărat productivi, etc.

Iti pleaca oamenii?

Găsește-ți un recrutor bun

Dacă faci recrutarea intern, prima-prima cerință este să îți găsești un recrutor bun. Este unul dintre factorii cei mai importanți de care depinde toată structura de costuri și respectiv calitatea personalului atras. Recrutare este un domeniu (înalt) specializat, care reclamă cunoștințe și competențe din domenii multiple, cu precădere psihologie, comunicare și relaționare, legislația muncii, business (sau cel puțin înțelegerea conceptelor de bază), limbi străine, calculator. Suplimentar pot fi necesare competențe specifice pentru recrutarea pe anumite nișe (de exemplu pentru IT – deși nu trebuie să știe IT, un recrutor bun trebuie să aibă înțelegerea unor termeni de specialitate. La fel și pe domeniul financiar-contabil, etc).

Un recrutor bun înseamnă: (1) un om capabil să caute și în ”piatră seacă” pentru a găsi candidații necesari, (2) un bun comunicator și ”vânzător” pentru că trebuie să comunice cu foarte mulți oameni pe care să ”îi convingă” să își lase joburile actuale și să vină la compania sa, și (3) un bun ”psiholog” pentru a putea lua deciziile corecte privind candidații potriviți dintre cei identificați/atrași. Nu recrutăm dând cu zarul, nu angajăm oamenii în ordinea aplicării, încercăm să alegem dintre candidați pe cei care corespund în cea mai mare măsură criteriilor tehnice și de experiență și care în același timp, se integrează/potrivesc cel mai bine cu cultură/climatul organizațional din companie. Pentru că nu recrutăm (doar) pentru a acoperi o poziție vacantă, ci recrutăm pentru a rezolva o nevoie a companiei pe termen lung. Nu ne dorim oameni care să vină pentru o lună, sau două sau trei, ci pentru ani de zile. Un bun recrutor poate însemna mii, zeci de mii de euro economisiți anual cu recrutarea sau replacement-ul celor care pleacă.

Pregătește Hiring Managers pentru interviuri

Managerii implicați în recrutare, Hiring Managers, cei care iau efectiv deciziile de recrutare, în calitate de șefi de echipă, manageri operaționali, directori… sunt la fel de importanți ca și recrutorul în ceea ce privește ”rezultatul” final al activității de recrutare, adică angajarea de personal. Dacă recrutorul este de obicei un om de resurse umane specializat și care ajunge în timp să acumuleze foarte multă experiență specifică, Hiring Managers se raportează strict la necesitățile echipelor pe care le recrutează și sunt proporțional mai puțin implicați în recrutare. Nu toți ajung să stăpânească foarte bine ”artă” interviurilor și selecției de personal, astfel încât, multe candidaturi de valoare sunt pierdute din cauza unor detalii nesemnificative, fie profesionale fie care țin de comportamentul la interviu. Candidații trebuie văzuți dincolo de imediatul interviului, care în sine, reprezintă un ”eșantion” nereprezentativ de timp și comportament din viața cuiva. Să ne gândim că un interviu durează 30-60 minute, și chiar dacă avem 2-3 interviuri cu cineva, tot reprezintă un fragment minuscul din viața sa, pentru a putea fi siguri 100% că am luat decizia corectă. Mulți candidați au emoții la interviu, alții vin ”pregătiți”, știu ce să răspundă la anumite întrebări, unii își pun diverse ”măști”, dar toate acestea sunt ”comportamente de interviu”, specifice și de înțeles, dincolo de care se află omul ”adevărat” care poate fi de altfel, exact ce ne dorim, dacă știm să vedem în spatele aparențelor. Hiring Managers au nevoie deci să participe cel puțin la un curs dedicat despre cum să susțină/conducă în mod corect și eficient un interviu de recrutare, ce întrebări să pună, ce capcane să evite. Până la urmă, de capacitatea lor de a lua deciziile corecte, va depinde calitatea personalului angajat. Trebuie luat în calcul faptul că un Hiring Manager care nu are competențele potrivite pentru a susține un interviu, va deveni un factor sistematic de eroare în toate deciziile de angajare pe care le ia, pur și simplu pentru că nu știe cum altfel să procedeze decât cum procedează deja. Ori asta, poate însemna de-a lungul timpului zeci de decizii de angajare care ar fi putut să fie mai bune, sau sunt de-a dreptul problematice, fapt care ar fi putut fi evitat cu un curs dedicat.

Colaborează cu o agenție bună de recrutare

Pentru companiile care nu au volumele de recrutare necesare pentru a derula recrutările intern, angajând un recrutor in-house permanent, colaborarea cu o agenție (bună) de recrutare este soluția ideală. Agențiile pot fi comparate cu o fabrică de recrutare: se ocupă cu recrutarea, au deja ”echipamentele” necesare și personalul calificat și cu experiență pentru a livra un serviciu, teoretic, profesional. De multe ori, este mai bine să îi lăsăm pe experți/specialiști să facă ce știu ei cei mai bine, iar noi să ne ocupăm de ce știm noi cel mai bine. Da, va fi un fee de plătit, o factură, însă, în astfel de cazuri, este mai ieftin și mai înțelept să externalizezi decât să faci de la zero. Găsește deci o agenție bună și rămâi cu ea, pentru că în timp va ajunge să îți cunoască nevoile, va deveni partenerul tău pentru creștere și evoluție, ceea ce înseamnă că va înțelege și va știi de ce fel de oameni ai nevoie fără prea multe explicații. Caută deci o agenție cu brand și vizibilitate în piață (pentru că asta înseamnă că va atrage la rândul ei mai mulți candidați și mai de calitate, folosindu-și propriul renume), cu o echipă de recrutori cu experiență, preferabil cu pregătire psihologică, și evident, cu un cost acceptabil. Asigură-te că are experiență pe zona/nișă ta de activitate, că a mai derulat proiecte similare și că are referințe bune, însemnând nu doar că livrează CV-uri, ci candidați care devin angajați performanți și stabili. Oamenii proveniți de la o agenție bună se integrează în companie și creează valoare, îi găsim tot acolo și peste ani de zile.

Cauti Personal?

Consolidează-ți brandul de angajator

Întocmai precum au un brand comercial, adresat clienților, companiile au și un brand de angajator, care reprezintă perspectiva din care sunt văzute de către potențialii candidați. O companie care face de exemplu yacht-uri de lux, are că public țintă oameni bogați și foarte bogați, milionari și miliardari, și deci va dezvoltă un brand comercial care se va adresa acestei categorii de clienți, în timp ce, de partea cealaltă, va angaja ingineri, proiectanți, meseriași și muncitori, care își iubesc meseria, se bucură de rezultatul mâinilor lor, dar care probabil, nu își vor permite niciodată un astfel de yacht. Această companie va trebui să poarte ”conversații” specifice și foarte diferite cu fiecare dintre aceste categorii de public, pe unii să îi convingă să-i cumpere produsele, pe alții să îi convingă să-i devină angajați. Un bun brand de angajator înseamnă că respectivă companie este dezirabilă și bine-văzută de candidați, în general oamenii își doresc să lucreze la respectivă companie și când apar posturi vacanțe, aplică inclusiv cei mai buni din piață. Brandul de angajator se construiește în timp de aceea trebuie început ”devreme”, însă va crește substanțial calitatea oamenilor atrași și va conduce la economii financiare semnificative în recrutare. Investește deci în participarea la târguri de locuri de muncă, evenimente de carieră, parteneriate cu facultăți de profil, prezența în spațiu public online și pe rețelele de socializare, aparții media în general, toate acestea vor întoarce întreit.

Dezvoltă o baza de date/contacte

Dezvoltă în timp o baza de date și contacte de oameni la care ai putea apela pentru recomandări/networking. Cea mai ”ieftină” recrutare este cea venită printr-o recomandare și de obicei, acestea sunt și cele mai eficiente. Nu putem știi pe toată lumea, de aceea trebuie să întrebăm în această ”rețea” de prieteni, cunoscuți, cunoscuți ai cunoscuților, dacă cineva știe pe altcineva care își caută un loc de muncă. Sigur, sunt limitări specifice, pe anumite zone geografice sau domenii profesionale, ori pentru cei care recrutează mai mult decât incidental, această rețea de cunoștințe își poate ”epuiza” rapid resursele, dar până când o face, contribuția sa de candidați poate fi binevenită și substanțială.

Recrutează din intern

Recrutarea din intern este o altă metodă de a economisi costurile cu recrutarea. Vorbim de oameni pe care deja îi avem angajați, pe care îi cunoaștem și care produc valoare, astfel încât, de ce nu am oferi celor care își doresc din rândul angajaților oportunitatea de a face altceva sau la alt nivel? Iată de ce, se recomandă în general ca pentru pozițiile care se pretează, solicitarea de candidaturi să fie prima dată din rândul angajaților existenți. În felul acesta, avem și alt beneficiu, acela al retenției acelui angajat care poate începuse să se gândească la o schimbare, din moment ce a aplicat intern. Sigur, recrutarea din intern rezolvă o problemă, dar creează alta, fiind necesară înlocuire candidatului care este acceptat din intern. Însă, este întotdeauna preferabil să recrutăm mai jos pe scară ierarhică și să păstrăm și oamenii motivați, promovându-i sau oferindu-le alternativa de care au nevoie.

Încurajează recomandările interne

O idee bună este și dezvoltarea unui program intern de recompensare a recomandărilor pentru recrutare. Astfel de exemplu, compania poate oferi un bonus angajaților care fac recomandări valide din rândul prietenilor și cunoscuților pentru pozițiile vacante. În primul rând că astfel se amplifică baza de selecție și de multe ori, această este problema fundamentală – lipsa aplicațiilor. Chiar dacă nu alege pe nimeni dintre candidații propuși de angajați, compania are de câștigat pentru că îi este promovat brandul de angajator: sunt mai mulți oameni care aud de companie și care pot rămâne în baza de date pentru nevoi ulterioare. Da, compania va plăti acel bonus în caz de succes, însă este un cost foarte mic pentru beneficiile câștigate și închiderea rapidă a poziției vacante.

Folosește online-ul

Online-ul este de un imens beneficiu pentru recrutare deoarece salvează multe costuri. În cazul unui interviu fizic, trebuie rezervată o sală/un spațiu unde să se desfășoare interviul, iar dacă se derulează mai multe recrutări în paralel, acest fapt devine o problemă. Companiile sunt obligate să facă planificări atente ale spațiilor disponibile și chiar riscă să piardă candidați de valoare deoarece nu le pot oferi sloturi de timp convenabile pentru interviu, din lipsa de săli. Este de aceea o bună idee ca interviurile preliminare să fie susținute online. În felul acesta nu mai apare presiune pe resursele fizice, crește flexibilitatea în programarea interviurilor (candidatul poate susține interviul de pe telefon, în pauza de masă, oricând găsește 30-40 minute libere, economisind timpul și disconfortul cu deplasarea fizică la locație) și crește rata de prezență a candidaților la interviu. Interviul final poate rămâne singurul care să fie derulat în persoană, când și candidații sunt mult mai motivați, știind că sunt aproape de decizia de angajare și unii chiar își doresc la acest moment o întâlnire directă, care să le permită la rândul lor să ”simtă” compania mai de aproape, înainte de a accepta oferta.

La Academia de HR ajutăm companiile să recruteze oamenii de care au nevoie!